No ritmo frenético do mundo atual dos negócios, uma comunicação clara e confiável é essencial para o sucesso das empresas , e as organizações estão investindo mais do que nunca na infraestrutura de comunicação.
Em números: 56% das empresas planejam aumentar o investimento em UCaaS em 2025 (Metrigy).
A migração para uma nova plataforma de UCaaS ou CCaaS é uma decisão de crescimento com visão de futuro, mas o sucesso não vem só de simplesmente adotar a tecnologia mais recente. É preciso escolher os especialistas certos como parceiros e adotar estratégias de implementação que comprovadamente já renderam bons frutos para milhares de organizações.
E por que isso é importante? Um único minuto de inatividade da TI pode custar até US$ 9.000 (Gartner, 2024). Por isso é fundamental ter uma estratégia de implementação correta logo no início. Se você está se preparando para uma mudança profunda ou só quer melhorar seu sistema atual, essas 10 dicas ajudarão você a evitar problemas e a preparar sua empresa e clientes para o sucesso.
Preparação e primeiros passos: construindo a base
Criar uma base sólida na fase de preparação é essencial para o sucesso de longo prazo. As primeiras decisões que você toma formam o pilar da sua implementação.
1. A confiança mais básica começa no primeiro "oi"
O sucesso da implementação começa no momento em que você interage com um fornecedor, geralmente na fase de pré-venda. Um parceiro confiável faz mais do que só vender, ele dedica tempo para entender detalhadamente sua empresa, objetivos e desafios. Um bom parceiro ouve suas equipes com atenção, fazem as perguntas certas e definem expectativas claras e mútuas desde o início.
Essa transparência inicial ajuda a mapear funções e responsabilidades, ajudar a adaptar a comunicação à sua realidade e alinha todos os envolvidos antes mesmo do início do projeto. A construção sólida e calcada na confiança desse relacionamento logo no início abre caminho para uma colaboração perfeita, a resolução proativa de problemas e uma parceria de verdade que dura por muito tempo depois que o novo sistema entra em operação.
Uma implementação de sucesso não tem nada a ver com sorte, é sempre resultado de preparação e parceria.
2. Comunicação personalizada e parceria de verdade
Não existem duas empresas iguais, portanto seu plano de implementação também não pode ser uma cópia de outro. O parceiro certo reconhece essas diferenças e elabora estratégias de comunicação adaptadas a cada grupo envolvido, dos executivos e líderes de TI aos funcionários da linha de frente.
Começar com uma reunião inicial (pode ser pessoal ou virtual) ajuda a promover conexões autênticas, a estabelecer uma relação de confiança e a alinhar todos às metas e aos cronogramas definidos. Com essa abordagem, as expectativas já ficam bem claras desde o início.
Comunicação eficaz não é só enviar atualizações com frequência, mas sim criar canais abertos de feedback, encontrar pontos problemáticos com antecedência e ouvir todas as vozes durante todo o processo. Os planos de projeto personalizados, desenvolvidos de forma colaborativa pela sua equipe e o fornecedor, esclarecem em mais detalhes as funções, as responsabilidades e os resultados.
Esse nível de clareza e parceria elimina a confusão, potencializa os colaboradores e conduz a implementação pelo caminho certo. Quando todos sabem o que precisam fazer em uma missão compartilhada, o engajamento e o senso de responsabilidade pelo projeto aumentam, abrindo caminho para uma adoção de sucesso e resultados duradouros.
Planejamento: o primeiro passo para o sucesso
É nesse momento que você prepara tudo para a ação prática. As práticas recomendadas a seguir podem ajudar você a planejar cada detalhe, minimizar os riscos e estruturar bem sua implementação para que tudo dê certo em qualquer circunstância.
3. Gestão de projetos simplificada e transparente
Comunicação é essencial, mas clareza também é fundamental. Aponte um único ponto de contato em cada organização para evitar desencontros de informação. O planejamento do projeto deve ser transparente, acessível e colaborativo, dando a todos os participantes atualizações em tempo real sobre as tarefas e os marcos. Uma visão 360° mantém todos focados, informados e cientes do que cada um tem que fazer.
4. Capacidade de adaptação: planejamento para o inesperado
A mudança é inevitável, principalmente em implementações tecnológicas complexas. Escolha um parceiro que não só espere mudanças de escopo, mas que consiga se adaptar a você. Esse parceiro deve cumprir seus protocolos internos de controle de mudanças e fazer todo o possível para seguir os cronogramas combinados, reconhecendo que atrasos podem gerar efeitos em cascata na reputação da sua empresa e marca.
Insight do setor: 70% das iniciativas de transformação digital não atingem as metas definidas. Em geral, isso acontece por falta de flexibilidade para lidar com mudanças e pela gestão ineficiente de mudanças. (McKinsey & Company)
5. Conhecimento profundo e relevante
Procure um fornecedor que combine domínio técnico comprovado com experiência em setores específicos e capacidade comprovada de alinhar soluções às metas de uma organização. As melhores equipes de implementação têm uma boa combinação de liderança de projeto, engenharia de campo e treinamento especializado. Um profundo conhecimento do setor faz as equipes criarem soluções para fins específicos, sem ser genéricas. Com um histórico de respeito, a equipe consegue fazer migrações para a nuvem de forma tranquila, segura e adaptada às suas necessidades operacionais.
6. Maximização da estabilidade e minimização de interrupções
Inatividade não é só um incômodo, é um risco comercial, podendo custar até US$ 9.000 por minuto (Gartner). Proteja suas operações escolhendo como parceiro um provedor que prioriza a estabilidade a cada etapa. Na prática, significa projetar soluções resilientes, planejar as integrações com muito critério e coordenar rigorosamente os cronogramas de portabilidade para fazer a transição dos sonhos. Avaliações completas de rede, segurança e largura de banda, além de planejamento de redundância e testes detalhados, são essenciais para promover a business continuity sem interrupções.
Execução: aplicação precisa de planos na prática
Essa fase final dá vida ao planejamento e à preparação. Conduza uma transição entre estratégia e execução com uma implementação eficiente, treinamento personalizado de usuários e suporte pós-lançamento dedicado para gerar resultados sólidos e impactantes.
7. Execução impecável da implementação
Antes de implantar uma nova solução de UCaaS ou CCaaS, é preciso garantir que todos os sistemas principais, configurações de rede, protocolos de segurança e integrações estão minuciosamente validados. Faça avaliações detalhadas, inclusive testes com base em cenários, antes de expandir a operação. O suporte virtual interativo ou local para configuração e treinamento prático do usuário acelera a adoção e facilita a transição. Personalize os planos de implementação por local, região ou recurso e aproveite as ferramentas de implementação para maximizar a eficiência. Sempre confirme se as integrações foram concluídas com antecedência e priorize o suporte personalizado para ter um lançamento tranquilo e de sucesso.
8. Treinamento abrangente e personalizado
A tecnologia, por mais avançada que seja, depende das pessoas para ser realmente eficaz. Ofereça treinamento personalizado por função e de acordo com as necessidades do setor fazendo uso de uma série de recursos, guias, vídeos, resumos rápidos e assistência ao vivo para criar um aprendizado bem versátil. Procure parceiros que ofereçam orientação específica do seu setor e programas de "treinamento de instrutores" para ajudar suas equipes internas a reforçar o conhecimento e gerenciar o aprendizado ao longo do tempo.
9. Incubação: suporte pós-lançamento disponível quando você precisa
O dia da implantação não é a linha de chegada. O parceiro certo oferece suporte imediato e prático após a ativação, resolvendo rapidamente possíveis desafios iniciais e orientando em implementações adicionais. Com participação ativa por pelo menos 10 dias após o lançamento, o parceiro resolve problemas pendentes e ajuda a fazer uma transição tranquila. O envolvimento da equipe de sucesso do cliente logo cedo no processo ajuda na resolução de problemas e na continuidade, mesmo ao expandir para regiões diferentes.
10. Um encerramento claro e uma transição suave
O encerramento do projeto deve ser um reflexo do planejamento cuidadoso e da atenção dada no início. Um parceiro confiável finaliza o processo com uma aprovação formal, geralmente documentada em uma Declaração de trabalho personalizada, para verificar se todos os resultados foram atingidos e se os dois lados estão alinhados. Depois, é feita uma transição gradual para um gerente de sucesso do cliente dedicado, que dará suporte e orientação contínuos para ajudar a organização a atingir seus objetivos de longo prazo. Ao concluir formalmente o projeto em conjunto e promover uma entrega tranquila, você prepara o terreno para uma parceria contínua e de sucesso.
Excelência na implementação: o caminho para o sucesso
Escolher uma solução de UCaaS ou CCaaS não se resume a qual tem mais recursos; o importante é encontrar um parceiro que inspire confiança e que atue pelo sucesso da sua organização. Na GoTo Connect, nosso compromisso com o sucesso do cliente é fácil de ver: temos um índice de satisfação geral (OSAT) incrível de 96 nos últimos cinco anos.
Esses 10 princípios comprovados, extraídos de milhares de implementações reais, ajudarão você a fazer a transição de sistemas ultrapassados para uma plataforma de comunicação moderna que realmente potencializa suas equipes e eleva sua experiência.
Quer ver essas práticas recomendadas em ação ou entender como podemos ajudar você a atingir suas metas? Saiba mais assistindo ao nosso webinar gravado ou entre em contato para receber uma avaliação personalizada. Vamos escrever sua história de sucesso juntos!
