Rispondere alle chiamate in entrata richiede troppo tempo e risorse? Non è un problema che affronta solo la tua azienda. Molte piccole imprese si trovano in una situazione difficile tra l'incudine e il martello. Assumere un dipendente dedicato che risponda al telefono è costoso, ma non rispondere a queste chiamate potrebbe comportare un'esperienza negativa per il cliente e la perdita di affari.
Ecco perché un numero sempre maggiore di piccole imprese sta aggiungendo al proprio servizio clienti larisposta automatica per snellire i flussi di lavoro e risparmiare sui costi. Ecco cosa devi sapere per impostare la risposta automatica.
Cos'è la risposta automatica?
Operatore automatico: un sistema automatico che risponde alle telefonate in entrata con un messaggio vocale preregistrato e un elenco di opzioni. Inoltre, fornisce ai chiamanti opzioni di menu per ottenere maggiori informazioni o per essere indirizzati al dipartimento appropriato per ulteriore supporto.
La risposta automatica è come un servizio di segreteria telefonica virtuale. Invece di un servizio di segreteria telefonica, sfrutta la tecnologia per migliorare l'esperienza cliente senza i costi di un centro di contatto o dell'assunzione di un centralinista che risponda al telefono 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Come funziona la risposta automatica?
La risposta automatica è in genere composta da un sistema di risposta vocale interattiva (IVR) e da una funzione di distribuzione automatica delle chiamate (ACD) .
Il cliente interagisce prima con l'IVR e sceglie da un menu (ad esempio, premere 1 per le vendite, premere 2 per il servizio clienti). Poi, l'IVR passa le informazioni all'ACD, che smista la chiamata a un agente disponibile in un reparto specifico in base a regole predefinite.
Puoi utilizzare un editor del piano di chiamata online per associare i flussi di chiamata e apportare modifiche in tempo reale. Lo strumento ti permette anche di impostare i tempi di attesa e di indirizzare le chiamate alle caselle di segreteria telefonica o ai gruppi di chiamata con pochi clic.
Funzionalità comuni dei sistemi di risposta automatica
- Saluti e messaggi personalizzabili.
Le risposte automatiche possono riprodurre messaggi di benvenuto ed essere personalizzate per dare ai chiamanti tutte le informazioni di cui hanno bisogno. Questi messaggi vocali preregistrati possono anche condividere annunci e offerte importanti per tenere i tuoi clienti al corrente.
- Inoltro di chiamata e integrazione della segreteria telefonica.
Se un chiamante vuole mettersi in contatto con un reparto specifico, la risposta automatica può trasferire in modo efficiente le chiamate all'interno, al cellulare o alla linea esterna corretta. L'impostazione della risposta automatica riduce i tempi di attesa e facilita la navigazione dei chiamanti grazie alle opzioni di menu personalizzate.
Inoltre, la risposta automatica è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per assicurarsi che nessuna chiamata rimanga senza risposta. Se i clienti chiamano dopo l'orario di lavoro o sono di fretta, possono facilmente lasciare un messaggio in segreteria telefonica attraverso un menu. Questi messaggi vengono archiviati nel cloud attraverso un sistema di segreteria telefonica virtuale che ti avvisa tramite e-mail o SMS. Puoi ascoltare i messaggi all'istante o leggere le trascrizioni generate automaticamente.
- Integrazione con il CRM e altri strumenti aziendali.
Un sistema telefonico automatizzato può anche collegarsi ai sistemi per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per snellire il flusso di lavoro e personalizzare l'esperienza dei chiamanti. Questa integrazione registra automaticamente i dettagli delle chiamate direttamente nel CRM e rende le informazioni sui clienti facilmente accessibili durante le interazioni. Permette la collaborazione tra team remoti in modo che possano gestire più cose in meno tempo.
I vantaggi dell'utilizzo della risposta automatica
La risposta automatica aiuta a migliorare l'esperienza cliente e libera i tuoi dipendenti dalle attività che generano profitti. Puoi gestire facilmente lo sviluppo del volume delle chiamate (ad esempio, i picchi stagionali) e ridurre i costi di supporto. Ecco i vantaggi di utilizzare un IVR e la risposta automatica:
- Migliora l'esperienza dei chiamanti con un caldo messaggio di benvenuto e saluti personalizzati in segreteria.
- Trasmetti automaticamente annunci e informazioni commerciali essenziali sulla tua azienda per ridurre il carico di lavoro dei dipendenti.
- Condividi aggiornamenti sull'azienda e contenuti di valore per coinvolgere i chiamanti in coda e tenerli in linea durante l'attesa.
- Utilizza menu preregistrati per indirizzare i chiamanti agli agenti appropriati, in modo da snellire il flusso di utenti e aumentare i tassi di risoluzione.
Se hai ricevuto feedback negativi sull'installazione e la manutenzione di un sistema IVR locale e sei riluttante a fare il grande passo, abbiamo buone notizie. Le tecnologie di risposta automatica basate sul cloud sono molto più scalabili, flessibili e facili da usare.
Il modello di sottoscrizione ti permette di pagare a consumo. Puoi scalare le tue capacità di risposta alle chiamate per far fronte al volume di chiamate in continua evoluzione senza dover sostenere ingenti costi iniziali.
Puoi anche integrare la piattaforma con gli stack tecnologici esistenti, come ad esempio un sistema per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), in modo che i lavoratori remoti e i team distribuiti possano offrire un'esperienza cliente impeccabile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Come impostare la risposta automatica
Grazie alla tecnologia avanzata di smistamento delle telefonate di GoTo Connect alle nostre soluzioni di servizi VoIP ospitati, puoi impostare qualsiasi cosa, dalle code di chiamata ai messaggi di benvenuto personalizzati della segreteria telefonica aziendale, dalle rubriche automatiche ai messaggi personalizzati illimitati, utilizzando l'applicazione desktop o web di facile utilizzo.
Puoi facilmente aggiungere messaggi personalizzati ai tuoi piani di chiamate con l'editor visivo, salvare gli aggiornamenti e renderli immediatamente operativi. Ecco come fare:
- Crea o modifica un piano di chiamata con il nostro strumento di modifica del piano di chiamata sul portale online.
- Pianifica tutti i modelli di chiamata che vuoi (ad esempio, una logica di routing diversa durante le vacanze).
- Trascina e rilascia il "nodo di pianificazione" nel piano di chiamata per evitare la caduta delle chiamate.
- Seleziona un clip audio da riprodurre nel piano di chiamata.
- Personalizza i tempi di attesa, le caselle di segreteria telefonica e così via.
- Abilita la composizione per interno, crea il piano di chiamata e salva gli aggiornamenti.
Fai di più con meno: la risposta automatica personalizzata di GoTo Connect
L'efficace risposta automatica di GoTo Connectè in grado di aiutare le PMI a offrire un'esperienza conforme al proprio brand di alto livello senza dover pagare il prezzo elevato di una piattaforma aziendale o assumere specialisti per configurare e gestire il sistema.
Oltre alle nozioni di base, i nostri piani di chiamata avanzati ti permettono di inoltrare le chiamate e di smistare i chiamanti verso qualsiasi interno, dispositivo mobile o linea esterna. Puoi anche impostare numeri di telefono dedicati con messaggi di benvenuto personalizzati e opzioni di menu per supportare campagne di marketing e promozioni.
Scopri le caratteristiche della nostra risposta automatica e scopri come puoi offrire un'esperienza eccezionale ai chiamanti in entrata con il minimo sforzo.
